EU:s dataskyddsförordning, eller GDPR som den också kallas, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen har kompletterats med svensk lagstiftning, bl.a. dataskyddslagen med tillhörande förordning. Detta regelverk gäller i domstolarnas och hyres- och arrendenämndernas administrativa verksamhet samt för all verksamhet som bedrivs av övriga myndigheter inom Sveriges Domstolar.
Detta regelverk gäller även för viss del av domstolarnas mål- och ärendehantering och för hyres- och arrendenämndernas ärendehantering. På detta område finns även kompletterande lagstiftning i form av domstolsdatalagen med tillhörande förordning.
För viss del av domstolarnas behandling av personuppgifter gäller i stället brottsdatalagen med tillhörande förordning. Detta regelverk gäller vid sådan behandling av personuppgifter som utförs av domstolarna i syfte att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet, utreda eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder. Det gäller också vid behandling som sker i syfte att upprätthålla ordning och säkerhet. På brottsdatalagens område finns även en särskild lag för domstolarnas behandling av personuppgifter, med tillhörande förordning.
Varför och hur behandlas dina personuppgifter?
Myndigheterna inom Sveriges Domstolar behandlar personuppgifter för olika ändamål och respektive myndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker hos den myndigheten.
Gotlands tingsrätts behandling av personuppgifter
För att Gotlands tingsrätt ska kunna utföra sitt uppdrag behöver domstolen behandla personuppgifter. Gotlands tingsrätt behandlar i nödvändig utsträckning personuppgifter för att handlägga mål och ärenden i kärnverksamheten, men även för handläggning i den administrativa verksamheten.
Gotlands tingsrätt är personuppgiftsansvarig myndighet för behandling av personuppgifter inom mål- och ärendehanteringen. Gotlands tingsrätt är även personuppgiftsansvarig myndighet för behandling inom den administrativa verksamheten när domstolen bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas.
Gotlands tingsrätt behandlar exempelvis personuppgifter för att domstolen ska kunna kommunicera, handlägga mål och ärenden samt hantera olika administrativa ärenden och uppgifter. Personuppgifter kan även komma att behandlas vid senare tillfällen, exempelvis om det behövs för något annat mål eller ärende, för en enhetlig handläggning samt för verksamhetsmässig och statistisk uppföljning. Personuppgifter kan också behandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning.
Längre ner på denna sida finns några exempel på olika situationer då personuppgifter behandlas.
De rättsliga grunderna för Gotlands tingsrätts behandling av personuppgifter kan vara att behandlingen är nödvändig för att domstolen ska kunna fullgöra ett avtal eller en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i domstolens myndighetsutövning. I vissa fall kan behandlingen ske med stöd av samtycke från den vars personuppgifter behandlas.
Varifrån kommer personuppgifterna?
Personuppgifter kan exempelvis inkomma från den enskilde själv, någon annan enskild person, företag eller andra myndigheter. De kan också inhämtas av Gotlands tingsrätt exempelvis från olika register, om detta är nödvändigt för handläggningen.
Om e-postmeddelanden eller andra handlingar som kommer in till Gotlands tingsrätt innehåller personuppgifter om någon annan person kan det vara bra att känna till att Gotlands tingsrätt i dessa fall inte alltid kommer att informera denna person om hens personuppgiftsbehandling. Exempelvis kan det inom den administrativa verksamheten vara så att Gotlands tingsrätt bedömer att personuppgifterna är av okänslig karaktär, som i vanlig e-postkorrespondens mellan kollegor eller i andra vardagliga meddelanden, och det får då vanligtvis anses oproportionerligt att personen informeras särskilt om behandlingen. Samma sak gäller om Gotlands tingsrätt inte har för avsikt att vidta någon särskild åtgärd avseende en person som omnämns.
Vilka kategorier av personuppgifter behandlas?
De kategorier av personuppgifter som behandlas är i huvudsak namn och kontaktuppgifter till enskilda, exempelvis till parter, vittnen, ombud, tolkar och nämndemän, men även till personer som företräder eller agerar för en myndighets, ett företags eller någon annan organisations räkning, exempelvis en handläggare. Andra exempel är personnummer, medborgarskap, anställnings- och utbildningsuppgifter, facklig tillhörighet samt ekonomiska förhållanden.
Även andra personuppgifter kan komma att behandlas, handlingar och meddelanden som kommer in till Gotlands tingsrätt kan exempelvis innehålla personuppgifter av olika slag.
Om ett mål eller ärende registreras får det ett diarienummer.
Vem kan få del av personuppgifterna?
De som kan få del av personuppgifterna är medarbetare på Gotlands tingsrätt eller andra som behöver få del av dem för att kunna hantera ett mål eller ärende eller administrativa ärenden och uppgifter, exempelvis motparter eller tolkar. Personuppgifterna kan också komma att överföras till en annan domstol eller myndighet om detta är nödvändigt.
I vissa fall använder Gotlands tingsrätt personuppgiftsbiträden som får del av och behandlar personuppgifter för Gotlands tingsrätts räkning. Det är dock fortfarande Gotlands tingsrätt som ansvarar för behandlingen. Gotlands tingsrätt använder exempelvis personuppgiftsbiträden för vissa IT-tjänster.
Om personuppgifterna ingår i en allmän handling kan de komma att lämnas ut vid en begäran om att få ta del av en sådan handling om de inte omfattas av sekretess.
Hur länge sparas personuppgifterna?
Personuppgifterna kommer att behandlas av Gotlands tingsrätt så länge de behövs i verksamheten. Om uppgifterna ingår i en allmän handling kommer de att bli föremål för arkivering så länge den arkivrättsliga lagstiftningen kräver det.
Särskilt inom mål- och ärendehanteringen
Personuppgiftsbehandling inom mål- och ärendehanteringen kan antingen ske inom brottsdatalagens eller inom EU:s dataskyddsförordnings (GDPR) tillämpningsområden.
Personuppgifter behandlas, i nödvändig utsträckning, för att kunna handlägga mål och ärenden i kärnverksamheten. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i Gotlands tingsrätts myndighetsutövning.
På brottsdatalagens område
På brottsdatalagens område behandlas personuppgifter för att handlägga mål och ärenden om att utreda eller lagföra brott, ändra eller verkställa straffrättslig påföljd och upprätthålla allmän ordning och säkerhet.
Vanliga exempel är när Gotlands tingsrätt prövar fråga om:
- häktning
- ansvar för brott
- undanröjande av en skyddstillsyn eller villkorlig dom
- kontaktförbud
- internationell rättslig hjälp i brottmål
- tillträdesförbud till idrottsevenemang.
Brottsdatalagen tillämpas för samtliga åtgärder och beslut i dessa fall. Det inkluderar bland annat:
- förordnande av offentlig försvarare, målsägandebiträde eller särskild företrädare för barn
- beslut om beslag, förverkande, skattetillägg
- enskilt anspråk (skadestånd) som hanteras tillsammans med ett brottmål.
För övrig mål- och ärendehantering
För övrig mål- och ärendehantering (utanför brottsdatalagens område) behandlas personuppgifter för att handlägga tvistemål och ärenden.
Vanliga exempel är när Gotlands tingsrätt prövar fråga om:
- tvist om fordringar
- arbetstvist
- skadeståndsanspråk (som inte hanteras tillsammans med ett brottmål)
- utmätning, konkurs, god man och förvaltare
- äktenskapsskillnad, vårdnad, boende och umgänge.
Särskilt inom administrativa verksamheten
Personuppgiftsbehandling inom den administrativa verksamheten omfattas av EU:s dataskyddsförordnings (GDPR) tillämpningsområde.
Personuppgifter behandlas, i nödvändig utsträckning, för att kunna handlägga olika administrativa ärenden och uppgifter.
Till den administrativa verksamheten hör all verksamhet som inte hör till mål- och ärendehanteringen, till exempel personal- och löneadministration, lokalfrågor, informationssäkerhetsfrågor och annat internt säkerhetsarbete samt information om Gotlands tingsrätt som läggs ut på den externa webbplatsen eller i sociala medier.
Vanliga exempel inom den administrativa verksamheten är när Gotlands tingsrätt hanterar följande.
Allmän fråga eller motsvarande
Personuppgifter behandlas för att kunna hantera frågan. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse och utföra en uppgift av allmänt intresse.
Begäran om att ta del av allmän handling
Personuppgifter behandlas för att kunna hantera begäran. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Inspelning av telefonsamtal
Telefonsamtal till Gotlands tingsrätt kan komma att spelas in. Personuppgifter behandlas för att kunna hantera eventuella incidenter. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Rekrytering
Personuppgifter behandlas för att kunna hantera rekryteringsärenden. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i Gotlands tingsrätts myndighetsutövning.
Ingående av avtal
Personuppgifter behandlas inför, i samband med och till följd av ingående av avtal för att kunna hantera avtalen. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal.
Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig myndighet och dataskyddsombud
Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om Gotlands tingsrätts behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta Gotlands tingsrätt (org.nr. 202100-2742), Artillerigatan 2A, 621 45 Visby.
Gotlands tingsrätt har utsett ett dataskyddsombud: Frans Björk, domstolshandläggare, telefon 0498-28 14 33.